POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE
Assurances J.C. Duchamps Inc. comprend que la protection de votre vie privée vous tient à cœur. Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels qui vous concernent. Les renseignements personnels comprennent les renseignements qui concernent un individu identifiable. La présente politique de confidentialité et de respect de la vie privée nous guide lors de la cueillette, de l'utilisation et de la communication des renseignements personnels que nous obtenons dans le cours de nos activités relatives aux produits et services en assurance et services financiers que nous vous offrons. Nous voulons que vous compreniez comment nous protégeons votre vie privée.
TYPES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS
Nous ne recueillons des renseignements personnels qu'aux fins précisées décrites à la présente politique. Le type de renseignements personnels que nous détenons dépend de la nature de votre relation avec nous et comprend, notamment :
• le nom, l'adresse et le numéro de téléphone;
• la date de naissance, la situation familiale et l'état matrimonial;
• les dossiers relatifs à la solvabilité et aux paiements;
• la fiche d'assurance comprenant les antécédents en matière de sinistres;
• le numéro de permis de conduire, le numéro d'identification du véhicule (VIN) et le dossier de
conduite automobile;
• les renseignements bancaires et les renseignements relatifs aux cartes de crédit;
• les renseignements sur la santé et les renseignements médicaux;
• les renseignements sur l'emploi et le revenu.
Nous n'utilisons ni ne communiquons ces renseignements qu'aux fins précisées décrites ci-dessous.
LIMITE APPLICABLE À LA CUEILLETTE, L'UTILISATION ET LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous limitons la cueillette, l'utilisation et la communication des renseignements personnels qui vous concernent aux cas où cela est nécessaire pour vous fournir la couverture d'assurance et autres services que vous avez demandés ou, dans le cas d'une réclamation, pour vous fournir l'indemnisation à laquelle vous avez droit. Pour ce faire, nous ne recueillons, n'utilisons et ne communiquons les renseignements personnels qui vous concernent qu'aux fins précisées suivantes (nos « fins précisées ») :
• vous offrir et vous fournir des produits et services d'assurance et services financiers;
• établir et maintenir la communication avec vous;
• vérifier les renseignements personnels qui vous concernent auprès des organismes
gouvernementaux, des courtiers, des agents, d'autres assureurs, des organismes de déclaration
d'assurance et des agences d'évaluation du crédit;
• évaluer et souscrire des risques de façon prudente;
• faciliter les paiements des primes et des frais que vous devez régler;
• instruire et régler les sinistres;
• détecter et prévenir la fraude ou d'autres activités illégales;
• compiler des statistiques;
• respecter les lois ou les demandes des organismes d'application de la loi ou des autorités de
réglementation.
Lorsque nous recueillons des renseignements personnels qui vous concernent, nous le faisons pour toutes les fins précisées en même temps. Par conséquent, bien que nous utilisions les données pour souscrire votre police, vous pouvez vous attendre à ce que nous les utilisions par la suite dans le cadre de réclamations, et vice versa.
CONSENTEMENT
Nous vous demandons de prendre connaissance de nos fins précisées et de donner votre consentement à leur sujet avant que nous ne recueillions, n'utilisions ou ne communiquions les renseignements personnels qui vous concernent. Vous pouvez donner votre consentement de plusieurs façons. Lorsque vous poser les gestes suivants, nous considérons que vous donnez votre consentement :
• en recevant la présente politique de respect de la vie privée décrivant nos fins précisées, vous
donnez votre consentement tacite à moins que vous ne nous avisiez du retrait de votre consentement;
• vous donnez votre consentement tacite lorsque vous fournissez volontairement des renseignements
à Assurances J.C. Duchamps Inc. par le biais d’un de nos courtiers, représentants ou conseillers;
• vous donnez votre consentement explicite lorsque vous présentez une demande écrite, verbale ou
électronique;
• nous pouvons également vous demander votre consentement explicite pour une fin précise.
Nous ne communiquerons pas vos renseignements médicaux ou des renseignements sur votre santé, sur votre emploi et votre revenu sans avoir obtenu votre consentement explicite.
Vous pouvez retirer votre consentement, sous réserve des obligations prévues par une loi ou un contrat et un préavis raisonnable doit être donné, mais ceci peut limiter notre capacité à vous fournir le produit ou le service demandé. Si vous désirez retirer votre consentement, vous devez d'abord communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée d’Assurances J.C. Duchamps Inc. pour comprendre les conséquences de ce retrait et, si vous choisissez d'aller de l'avant, donner le préavis nécessaire.
MAINTIEN DE L'EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS
Nous nous assurerons que les renseignements personnels qui vous concernent sont aussi exacts, complets et à jour qu'il est nécessaire aux fins précisées.
PROTECTION DE VOTRE VIE PRIVÉE
Nous nous engageons à protéger votre vie privée. Nous avons mis en place des mesures de sécurité physiques, électroniques et procédurales pour protéger les renseignements personnels qui vous concernent contre les consultations non autorisées.
Nous révisons nos politiques et nos pratiques, surveillons nos réseaux informatiques, testons l'efficacité de notre sécurité et surveillons notre respect des lois pertinentes de manière à nous aider à nous assurer de la sécurité des renseignements personnels qui vous concernent. Nous limitons l'accès aux renseignements personnels qui vous concernent aux seuls employés qui, selon nous, ont besoin de ces renseignements pour vous fournir des produits et services. De plus, nos employés sont soumis à un code de conduite en matière de respect de la vie privée. Les employés qui contreviennent à ces normes s'exposent à des mesures disciplinaires.
Il existe des situations lors desquelles nous communiquerons des renseignements personnels conformément à nos fins précisées. Par exemple, dans le cadre du processus de souscription, nous pouvons transférer des renseignements personnels à des compagnies d'assurance, y compris des compagnies de réassurance qui assument une partie du risque. De plus, les renseignements personnels peuvent être communiqués à des agences gouvernementales ou à des organismes de déclaration d'assurance pour des fins de souscription, de gestion des réclamations, de classification ou d'évaluation. Nous pouvons également communiquer des renseignements personnels à des entreprises qui fournissent des produits et services aux compagnies d'assurance et à leurs clients, comme des experts-estimateurs, des experts en sinistres et des ateliers de réparation. De même, nous pouvons communiquer des renseignements personnels à des agences gouvernementales et de réglementation lorsque la loi l'exige. Nous ne fournirons aux fournisseurs de services que les renseignements nécessaires pour ces services, et à la condition qu'ils en préservent la confidentialité. Si nous apprenons que des tiers gèrent les renseignements personnels qui vous concernent d'une façon inadéquate, nous prendrons les dispositions nécessaires en vue de protéger les renseignements personnels qui vous concernent.
Si vous mettez fin à votre relation avec nous, nous continuerons à protéger la confidentialité des renseignements personnels qui vous concernent conformément à la présente politique et à la loi.
Nous ne vendrons pas les renseignements personnels qui vous concernent à des tiers.
Enfin, les renseignements personnels ne sont conservés qu'aussi longtemps que cela est nécessaire ou pour respecter des exigences légales, réglementaires ou fiscales.
ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUI VOUS CONCERNENT
Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels qui vous concernent et que nous avons dans nos dossiers afin d'en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité. Pour ce faire, vous devez envoyer une demande écrite au responsable de la protection de la vie privée d’Assurances J.C. Duchamps Inc. Nous répondrons à votre demande dans les 30 jours ou bien nous vous aviserons qu'un délai supplémentaire est nécessaire pour y répondre.
Il peut exister des situations pour lesquelles la loi nous interdit de vous permettre l'accès aux renseignements personnels qui vous concernent. Si tel est le cas, nous vous aviserons du motif, sous réserve des restrictions légales.
Nous pouvons exiger des droits pour vous fournir l'accès aux renseignements personnels qui vous concernent. Nous ne le ferons cependant qu'après vous avoir d'abord avisé du montant approximatif de ces droits.
Si vous croyez que des renseignements personnels qui vous concernent sont inexacts, vous pouvez en demander la correction. Nous corrigerons les renseignements personnels dont l'inexactitude ou la non-exhaustivité a été démontrée et nous ferons des efforts raisonnables pour aviser les autres parties auxquelles nous avons fourni les renseignements personnels qui vous concernent des corrections nécessaires. Il n'y a aucun droit rattaché à la vérification et à la correction des renseignements.
POUR NOUS JOINDRE
Si vous avez des questions ou des plaintes relatives à notre politique ou à notre procédure en matière de respect de la vie privée, veuillez les adresser à notre responsable de la protection de la vie privée :
Par la poste : Assurances J.C. Duchamps Inc.
9441, rue d’Eastman
LaSalle Qc
H8R 2K9
Téléphone : 514-364-2626
Sans frais : 1-866-364-8353
Fax : 514-363-5379
E-mail : assurancesjcd@sympatico.ca